Praca grupowa jest konieczna w firmach szczególnie przy realizowaniu różnego rodzaju przedsięwzięć. Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero z użyciem nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania a w konsekwencji zrealizować założenia projektu na czas . Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przeanalizować swoje potrzeby i sprawdzić , czy narzędzie zawiera moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje określone uprawnienia a także przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma natomiast możliwość uzyskiwania sprawozdań określających stan prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności wszystkich pracowników . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.